Zadania biura

Biuro Programu Wieloletniego realizuje zadania w zakresie monitoringu i sprawozdawczości Programu, analizy ryzyk, tworzenia dokumentów planistycznych i operacyjnych, koordynacji kontroli Programu.

Do zakresu działania Biura należy:

Wykonywanie zadań, dotyczących realizacji programu wieloletniego pod nazwą „Uniwersytet Warszawski 2016-2025”, zwanego dalej „Programem”, w tym:

a) przygotowywanie informacji i sprawozdań z realizacji Programu dla ministra właściwego ds. szkolnictwa wyższego,

b) przygotowywanie wniosków w sprawie zmian w Programie,
c) przygotowywanie informacji i sprawozdań z postępów w realizacji Programu na potrzeby władz Rektorskich oraz jednostek i zespołów uczestniczących w jego wdrażaniu,   
d) monitorowanie realizacji poszczególnych inwestycji oraz całego Programu,
e) koordynacja przygotowania i aktualizacji harmonogramów rzeczowo-finansowych inwestycji, studiów wykonalności i innych dokumentów planistycznych,
f) monitorowanie wykonania finansowego poszczególnych inwestycji i całego Programu, w tym współpraca z Kwesturą,
g) współpraca z jednostkami i zespołami, biorącymi udział we wdrażaniu Programu, w tym udział w ich pracach,
h) analiza ryzyk, informowanie o nich i proponowanie usprawnień we wdrażaniu Programu,
i) tworzenie procedur i innych dokumentów operacyjnych, niezbędnych do realizacji Programu,
j) koordynacja kontroli Programu, realizowanych przez instytucje zewnętrzne,
k) udział w przygotowaniu i opiniowaniu wzorów dokumentów (umów, specyfikacji itp.),
l) przechowywanie i archiwizacja dokumentacji Programu,
m) wykonywanie innych zadań, niezbędnych do prawidłowej realizacji Programu, w szczególności dotyczących zagadnień proceduralnych, organizacyjnych, finansowych i kontrolnych;

Wykonywanie analiz i przygotowanie propozycji rozwiązań systemowych na potrzeby władz Rektorskich, dotyczących w szczególności:


a) podziału zadań pomiędzy administracją centralną i administracją jednostek organizacyjnych Uniwersytetu,
b) utworzenia mechanizmów konsultacyjnych opracowywania wewnętrznych aktów normatywnych i innych dokumentów,
c) metodologii tworzenia dokumentów strategicznych i operacyjnych Uniwersytetu oraz monitorowania ich realizacji,
d) innych obszarów, zleconych przez władze Rektorskie;

Wykonywanie zadań, dotyczących zarządzania w okresie trwałości projektami finansowanymi z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej w perspektywie finansowej 2007-2013, których wdrażanie koordynowało Biuro Projektów Strukturalnych, w tym:


a) koordynacja kontroli projektów,

b) monitorowanie przychodów i kosztów, zmian w strukturze wydatków kwalifikowalnych, wraz ze sprawozdawczością w tym zakresie,
c) monitorowanie wartości osiągniętych wskaźników i przygotowywanie sprawozdań,
d) współpraca z jednostkami – użytkownikami rezultatów projektów, w tym konsultowanie zmian w projektach,
e) współpraca z instytucjami zewnętrznymi, w tym w zakresie ewaluacji, kontroli, zmian w projektach.